PRAWO
Równowaga płci w organach spółek, czyli co zmienia Dyrektywa 2022/2381 („Women on Boards”)?
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
Założenie podmiotu medycznego to ważny krok dla lekarzy, inwestorów i wszystkich, którzy chcą prowadzić przychodnię lub gabinet lekarski. Proces ten wymaga odpowiedniego przygotowania, znajomości przepisów i uporządkowania wielu formalności.
Dla przyszłych właścicieli placówek zdrowotnych najtrudniejsze bywa to, że przepisy są rozproszone. Inne obowiązują przy jednoosobowej praktyce lekarskiej, inne przy tworzeniu przychodni. Do tego dochodzą jeszcze wymogi sanitarne, procedury związane z RODO, ubezpieczenie i specyficzne zasady dotyczące zatrudniania personelu.
W tym artykule wyjaśniam, jak przebiega proces zakładania podmiotu leczniczego. Jeśli planujesz otworzyć własny gabinet lub przychodnię, potraktuj ten tekst jako poradnik, który pomoże Ci przebrnąć przez formalności i rozpocząć udzielanie świadczeń bez niepotrzebnych problemów.
Podmiot medyczny może utworzyć zarówno lekarz, jak i osoba bez wykształcenia medycznego. Nie trzeba być specjalistą, aby prowadzić przychodnię, ale trzeba zatrudniać odpowiedni personel i spełnić wszystkie wymogi dotyczące działalności leczniczej. To dobra wiadomość dla inwestorów, spółek i przedsiębiorców, którzy chcą wejść w sektor ochrony zdrowia.
Pierwsza decyzja przy zakładaniu przychodni lub gabinetu to wybór formy prawnej. Forma prawna wpływ m. in. na odpowiedzialność, zakres obowiązków, podatki, koszty oraz możliwość rozwoju placówki. Warto zastanowić się już na starcie, bo późniejsza zmiana formy później może być kosztowna i czasochłonna.
W praktyce najczęściej spotyka się podmioty lecznicze działające jako:
1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Prostsza na starcie i tańsza w obsłudze. Sprawdzi się przy małym gabinecie. Wadą jest pełna odpowiedzialność majątkiem osobistym.
2. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Najpopularniejsza forma dla przychodni, zwłaszcza tych zatrudniających personel lub planujących rozwój. Chroni majątek wspólników, ułatwia zarządzanie i pozyskiwanie inwestorów. Minusy to więcej formalności i koszty księgowe.
3. Fundacja lub stowarzyszenie
Możliwe, jeśli celem statutowym jest działalność w zakresie ochrony zdrowia. Zwykle dotyczy podmiotów non-profit, które realizują działalność medyczną jako element celów statutowych.
Po wyborze formy prawnej czas przejść do części formalnej, czyli rejestracji działalności. Dobre przygotowanie do jego przeprowadzenia znacząco ułatwia uzyskanie wpisu do rejestru podmiotów leczniczych i pozwala uniknąć błędów, które często opóźniają start placówki.
Jeśli działasz jako osoba fizyczna prowadząca działalność, całą procedurę zaczynasz w CEIDG. Rejestracja jest szybka i odbywa się online. W formularzu musisz wskazać odpowiednie kody PKD, a najważniejszy z nich to 86.90.A, który obejmuje działalność leczniczą. W praktyce warto dodać także kilka kodów pomocniczych związanych z działalnością wspierającą lub diagnostyczną, bo ich późniejsze dopisywanie potrafi być uciążliwe. W przypadku spółek rejestracja odbywa się w KRS. Tu formalności jest więcej, zwłaszcza przy spółce z o.o., bo wymaga to sporządzenia umowy spółki i zgromadzenia dokumentów, które potwierdzają sposób reprezentacji, wysokość kapitału oraz dane wspólników.
Po dokonaniu wpisu przedsiębiorca otrzymuje NIP i REGON. Te numery są podstawą dalszych działań, ale w przypadku podmiotu leczniczego pojawia się jeszcze jeden element, o którym wiele osób nie wie na tym etapie. Chodzi o tzw. REGON zakładu leczniczego. To odrębny numer nadawany jednostce, która będzie udzielać świadczeń zdrowotnych. Otrzymuje go nie przedsiębiorca jako właściciel, ale sam podmiot leczniczy, który stanie się częścią struktury firmy. W praktyce oznacza to, że firma może mieć dwa REGONy: jeden jako przedsiębiorca i drugi jako zakład leczniczy.
Kiedy działalność jest już zarejestrowana, przychodzi moment na zgłoszenie podmiotu do RPWDL, czyli rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą. To najważniejszy etap przy rejestracji podmiotu leczniczego. Bez tego wpisu nie można legalnie udzielać świadczeń medycznych.
Wniosek o wpis do rejestru składa się elektronicznie. Trzeba w nim wskazać nie tylko dane przedsiębiorcy, ale też dokładną strukturę przyszłej placówki. Rejestr wymaga podania rodzaju działalności medycznej, miejsca jej wykonywania, zakresu udzielanych świadczeń, danych kierownika oraz informacji o posiadanych pomieszczeniach i wyposażeniu.
To właśnie w tym miejscu wiele wniosków jest zwracanych w celu ich skorygowania . Często wynika to z niespójnych danych, braków dotyczących lokalu albo opisów, które nie odpowiadają rzeczywistemu zakresowi usług. Zdarza się też, że przedsiębiorcy nie wiedzą jakie dane należy wpisać jako praktykę jednozmianową, a jakie jako komórki organizacyjne. Dlatego przygotowanie dokumentów przed złożeniem wniosku i przemyślenie struktury podmiotu znacznie skraca cały proces.
Po zaakceptowaniu wniosku i dokonaniu opłaty wpisowej podmiot leczniczy staje się częścią rejestru. To otwiera drogę do kolejnych kroków, takich jak ubezpieczenie OC, organizacja personelu i wyposażenia czy przygotowanie dokumentacji wewnętrznej. Rejestracja działalności i uzyskanie wymaganych numerów to fundament, na którym opiera się dalsza budowa przychodni lub gabinetu. Dobrze przeprowadzona pozwala uniknąć późniejszych problemów związanych z kontrolami, rozliczeniami lub niejasnościami prawnymi.
Wybór lokalu to jeden z najbardziej wymagających etapów zakładania podmiotu leczniczego. Od niego zależy nie tylko komfort pracy, ale przede wszystkim zgodność z przepisami, które określają warunki sanitarne, techniczne i użytkowe. To właśnie na etapie oceny lokalu najczęściej pojawiają się opóźnienia albo konieczność wykonania kosztownych przeróbek. Dobrze dobrane miejsce potrafi skrócić czas potrzebny na rozpoczęcie działalności, a źle przygotowane potrafi wstrzymać projekt nawet na całe miesiące.
Najważniejszą zasadą jest to, że lokal musi być dostosowany do zakresu planowanych świadczeń. Gabinet internistyczny będzie miał mniejsze wymagania niż przychodnia z gabinetami zabiegowymi czy pracownią diagnostyczną. Przepisy określają minimalną powierzchnię pomieszczeń, konieczną wentylację, dostęp do wody, odpowiednie materiały wykończeniowe, a także sposób organizacji zaplecza socjalnego. Właściciel placówki musi też zadbać o to, aby wszystkie pomieszczenia były łatwo dostępne i umożliwiały bezpieczną pracę personelu.
Równie ważne jest to, aby prowadzący podmiot leczniczy dysponował odpowiednim tytułem prawnym do lokalu, w którym zamierza prowadzić działalność. Może to być własność, najem albo użyczenie. W praktyce najczęściej spotyka się umowę najmu. Tu warto zwrócić uwagę na kilka elementów. Po pierwsze, w umowie powinien znaleźć się zapis, który wprost dopuszcza prowadzenie działalności leczniczej. Po drugie, właściciel lokalu powinien wyrazić zgodę na ewentualne prace adaptacyjne. Po trzecie, lokal musi mieć przeznaczenie zgodne z jego planowanym wykorzystaniem. Jeśli w dokumentach widnieje jako lokal biurowy, a ma pełnić funkcję gabinetu zabiegowego, konieczna może być zmiana sposobu użytkowania. Takie kwestie najlepiej sprawdzić przed podpisaniem umowy.
Przygotowanie lokalu obejmuje także jego wyposażenie. Chodzi nie tylko o sprzęt medyczny, który wynika z profilu usług, ale też o podstawowe wyposażenie gabinetów, poczekalni i pomieszczeń pomocniczych. Dla wielu specjalizacji istnieją odrębne, charakterystyczne wymagania. Przykładowo gabinet stomatologiczny musi spełniać inne warunki niż gabinet pediatryczny czy fizjoterapeutyczny. W niektórych przypadkach niezbędne jest stworzenie osobnych pomieszczeń na przechowywanie środków czystości, odpadów medycznych albo odzieży ochronnej. Każdy element wyposażenia powinien być spójny z opisem, który przedsiębiorca składa w RPWDL. Jeśli realny stan lokalu różni się od dokumentów, urząd może zażądać wyjaśnień lub korekt.
Przy większych podmiotach, takich jak przychodnie wielospecjalistyczne, dochodzą dodatkowe wymogi techniczne. Dotyczy to chociażby odpowiedniej liczby toalet, pomieszczeń socjalnych, ciągów komunikacyjnych oraz udogodnień dla osób z niepełnosprawnościami. Sanepid oraz wojewoda mogą poprosić o dokumenty potwierdzające zgodność lokalu z przepisami. Dlatego przed rozpoczęciem adaptacji warto skonsultować się z projektantem, który zna specyfikę placówek medycznych, oraz z prawnikiem, który podpowie, jak zabezpieczyć się na etapie umowy.
Lokal to serce każdej placówki medycznej. To w nim pracują lekarze, a pacjenci szukają bezpieczeństwa i zaufania. Dobrze zaprojektowana przestrzeń ułatwia proces rejestracji, poprawia organizację pracy i zwiększa komfort wizyt. Dobrze jest traktować ten etap jako inwestycję, a nie koszt, bo od jakości lokalu zależy nie tylko sukces w rejestrze, ale także codzienne funkcjonowanie przychodni lub gabinetu.
Gdy lokal jest przygotowany, a struktura podmiotu zaplanowana, przychodzi moment na stworzenie zespołu i ułożenie sposobu udzielania świadczeń. To etap, który decyduje o jakości usług i o tym, jak placówka będzie funkcjonować na co dzień. Właściciele często skupiają się na formalnościach rejestracyjnych, ale to właśnie zespół i sposób pracy sprawiają, że przychodnia staje się miejscem, do którego pacjenci wracają.
W pierwszej kolejności należy ustalić, jaki personel będzie potrzebny. Zależy to oczywiście od profilu placówki. Mały gabinet często opiera się na pracy lekarza i jednej osoby administracyjnej. Większa przychodnia potrzebuje pielęgniarek, rejestratorek, czasem również techników, diagnostów i koordynatorów. Każda osoba, która wykonuje świadczenia zdrowotne, musi posiadać odpowiednie kwalifikacje oraz aktualne prawo wykonywania zawodu. Te dane później trafiają do rejestru wojewody, dlatego warto, by dokumentacja pracowników była uporządkowana już na starcie działalności.
Drugą ważną decyzją jest wybór formy zatrudnienia. Nie ma jednego najlepszego modelu. Lekarze często pracują na zasadzie B2B albo na kontraktach cywilnoprawnych. Zespół administracyjny bywa zatrudniany na umowę o pracę, co stabilizuje organizację i ułatwia planowanie grafiku. Niezależnie od wybranej formy każda współpraca powinna być dokładnie opisana. W umowach warto zadbać nie tylko o wynagrodzenie czy czas pracy, ale też o odpowiedzialność za dokumentację medyczną, sposób przekazywania informacji, przestrzeganie procedur i korzystanie ze sprzętu należącego do podmiotu. Im lepiej zdefiniowane relacje z personelem, tym mniej nieporozumień na etapie codziennej pracy.
Sama obecność lekarzy i pielęgniarek nie wystarczy. Trzeba jeszcze stworzyć model organizacji świadczeń. To tutaj pojawia się pytanie o zakres usług, godziny pracy, sposób prowadzenia dokumentacji, a także o to, czy placówka udziela świadczeń wyłącznie stacjonarnie, czy również w ramach tzw. teleporady. Każdy z tych elementów powinien być spójny z wnioskiem składanym do RPWDL. Jeśli placówka zgłasza świadczenia wyłącznie w trybie ambulatoryjnym, a próbuje prowadzić wizyty domowe albo konsultacje online, może narazić się na problemy podczas ewentualnej kontroli.
Organizacja pracy dotyczy również komunikacji z pacjentem. Rejestracja telefoniczna, rejestracja online, sposób potwierdzania wizyt, dostęp do historii choroby, system przepływu informacji między gabinetami – to wszystko składa się na wizerunek placówki. W większych podmiotach dobrze sprawdza się określenie ról i odpowiedzialności, tak aby każdy pracownik wiedział, za co odpowiada i jak reagować w sytuacjach nietypowych. Ułatwia to również wdrożenie procedur, takich jak postępowanie w przypadku zdarzeń medycznych, skarg pacjentów czy awarii sprzętu.
Na tym etapie warto pamiętać, że zespół to nie tylko personel medyczny. W placówce medycznej ogromne znaczenie mają rejestratorki i osoby zajmujące się administracją. To one odpowiadają za pierwszy kontakt z pacjentem, prowadzą umawianie wizyt, gromadzą dokumentację i pilnują zgodności formalnej. Dobry personel administracyjny potrafi odciążyć lekarzy i zapewnić płynność pracy całego podmiotu.
Gdy struktura podmiotu jest już gotowa, lokal spełnia wymagania, a zespół został skompletowany, przychodzi moment na uporządkowanie obowiązków prawnych i administracyjnych. To często najmniej widoczna część funkcjonowania placówki medycznej, ale to właśnie tutaj pojawia się potencjalnie najwięcej problemów.
Najważniejszym obowiązkiem jest wykupienie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Dotyczy to zarówno podmiotów leczniczych, jak i indywidualnych praktyk lekarzy czy pielęgniarek. Ubezpieczenie ma chronić przed skutkami szkód wyrządzonych pacjentowi podczas udzielania wiadczeń zdrowotnych. Nie warto traktować go jako formalności. Dobrze dobrana polisa zabezpiecza placówkę również wtedy, gdy do szkody dojdzie w wyniku działań personelu, a nie właściciela podmiotu. W praktyce zakres ochrony zależy od profilu działalności, dlatego przed wykupieniem polisy warto przeanalizować rodzaje wykonywanych procedur oraz sytuacje, które mogą wiązać się z podwyższonym ryzykiem.
Kolejnym obowiązkiem jest rejestracja w systemie BDO, jeśli w placówce powstają odpady medyczne, chemiczne albo niebezpieczne. W praktyce dotyczy to prawie wszystkich gabinetów i przychodni, nawet tych najmniejszych. Wytwarza je zarówno lekarz wykonujący badanie, jak i pielęgniarka czy technik. Rejestracja w BDO pozwala prowadzić ewidencję, zamawiać odbiór odpadów i wystawiać karty przekazania.
Równie ważna jest dokumentacja wewnętrzna, w szczególności regulamin organizacyjny. To dokument, który opisuje sposób funkcjonowania podmiotu leczniczego. Najczęściej zawiera on informacje o strukturze, zakresie świadczeń, odpowiedzialności personelu, zasadach współpracy oraz procedurach obowiązujących w placówce. Regulamin jest wymagany ustawowo i musi być spójny z danymi wpisanymi do RPWDL. Stanowi on również narzędzie zarządzania, bo pozwala pracownikom zrozumieć, jakie są ich obowiązki i w jaki sposób powinni postępować w sytuacjach niecodziennych.
Do obowiązków właściciela placówki należy również wdrożenie zasad ochrony danych osobowych. Dokumentacja medyczna zawiera jedne z najbardziej wrażliwych informacji, dlatego RODO stawia wobec podmiotów leczniczych bardzo konkretne wymagania. Trzeba przygotować rejestr czynności przetwarzania danych, politykę bezpieczeństwa, instrukcję korzystania z systemów informatycznych, a także dokumenty dotyczące powierzenia danych podmiotom zewnętrznym, takim jak np. dostawcy oprogramowania. Wiele placówek lekceważy ten etap, dopóki nie pojawia się kontrola lub incydent naruszenia danych. Tymczasem dobrze ułożony system ochrony danych nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także poprawia bezpieczeństwo pracy całego zespołu.
Obowiązki administracyjne dotyczą też kontroli i nadzoru. Podmioty lecznicze mogą być kontrolowane przez wojewodę, sanepid, inspektorat pracy i inne instytucje. Każda z nich bada inne obszary, dlatego dokumentacja powinna być zawsze aktualna. Rozsądnie jest regularnie przeglądać procedury i upewniać się, że odpowiadają one aktualnemu stanowi prawnemu i sposobowi działania placówki. Właściciel nie musi zajmować się tym sam, ale powinien wiedzieć, jakie obszary wymagają stałej uwagi.
Po przejściu przez wszystkie formalności, przygotowaniu lokalu i skompletowaniu zespołu przychodzi moment, na który czeka większość przyszłych właścicieli podmiotów leczniczych. To start działalności. Choć wydaje się, że najtrudniejsze jest już za Tobą, początek działania przychodni jest równie ważny jak jej rejestracja. To właśnie wtedy okazuje się, czy wszystkie procedury mają sens, czy pacjenci łatwo trafiają do placówki, a zespół potrafi pracować jako całość.
Działalność medyczną możesz rozpocząć dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą. To moment, w którym placówka zyskuje formalne prawo do udzielania świadczeń. Jeśli lokal, dokumentacja lub zakres usług różnią się od tego, co znalazło się we wniosku, lepiej wprowadzić korekty wcześniej, bo każda niezgodność może stać się problemem podczas kontroli. Start nie oznacza jedynie otwarcia drzwi. Trzeba uruchomić system rejestracji pacjentów, przygotować kartoteki, sprawdzić działanie sprzętu oraz upewnić się, że zespół zna procedury obowiązujące w placówce.
Pierwsze tygodnie wymagają szczególnej uwagi. Zazwyczaj to wtedy pojawiają się sytuacje, których nie da się przewidzieć na etapie planowania. Pacjenci mają pytania dotyczące cen, terminów albo dostępności lekarzy. Zespół szuka własnego rytmu pracy. Właściciel często musi reagować szybko, bo nawet drobna zmiana w organizacji może poprawić płynność funkcjonowania całej przychodni. Nie warto traktować tego okresu jako chaosu, ale jako czas testów i korekt, które pozwalają ustawić placówkę na właściwe tory.
Start działalności to również moment, w którym pojawiają się realne koszty operacyjne. Właściciele podmiotów często skupiają się wcześniej na inwestycji w lokal i sprzęt, a dopiero później zauważają stałe obciążenia: wynagrodzenia personelu, abonamenty na systemy informatyczne, opłaty za odbiór odpadów, ubezpieczenia czy serwis urządzeń. Wczesne zaplanowanie tych wydatków zmniejsza ryzyko problemów finansowych i pomaga utrzymać stabilność placówki, zwłaszcza w pierwszych miesiącach działalności.
Do praktycznych obowiązków dochodzi także komunikacja z pacjentem. Warto zadbać o to, aby informacje o placówce były czytelne i łatwe do znalezienia. Strona internetowa powinna zawierać aktualne godziny pracy, zakres usług i sposób rejestracji. Dobrze zorganizowana recepcja, szybkie odbieranie telefonów i jasne zasady odwoływania wizyt sprawiają, że pacjenci chętniej wracają i polecają placówkę innym.
Dla części podmiotów ważnym etapem może być także decyzja o współpracy z NFZ. To oddzielna ścieżka formalna, która wymaga przygotowania oferty konkursowej i spełnienia dodatkowych wymogów. Nie jest obowiązkowa, ale w niektórych specjalizacjach pomaga budować stały strumień pacjentów. Inne placówki decydują się działać wyłącznie komercyjnie i skupiają się na jakości obsługi oraz szybkości udzielania świadczeń.
Założenie podmiotu medycznego to proces, który wymaga dobrej organizacji i odpowiedniego zaplanowania. Każdy etap, od wyboru formy prawnej po start działalności, ma znaczenie i wpływa na to, czy placówka będzie działać sprawnie i bezpiecznie. Właściciel musi zadbać o formalności rejestracyjne, przygotować lokal zgodnie z przepisami, skompletować zespół, stworzyć dokumentację wewnętrzną oraz wdrożyć procedury, które będą chronić zarówno pacjentów, jak i personel.
Choć cały proces może wydawać się wymagający, łatwiej go przejść, gdy zna się kolejność działań i rozumie sens poszczególnych kroków. Placówka medyczna to odpowiedzialny projekt, ale dobrze przygotowany daje ogromną satysfakcję i realny wpływ na zdrowie pacjentów.
Jeżeli planujesz założyć gabinet lub przychodnię i chcesz mieć pewność, że wszystko zostanie wykonane poprawnie, warto rozważyć wsparcie prawne. Doświadczony prawnik pomoże przejść przez procedury bez stresu, wskaże najlepsze rozwiązania i zadba o to, aby podmiot spełniał wszystkie wymogi już od pierwszego dnia działalności.
Jeśli potrzebujesz indywidualnej konsultacji albo chcesz sprawdzić, jakie kroki dotyczą Twojego konkretnego przypadku – napisz do mnie maila. Chętnie pomogę przełożyć formalności na konkretne działania.
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
