RODO dla firm - ochrona danych osobowych w praktyce
Potrzebujesz audytu RODO, umowy powierzenia danych, wsparcia po incydencie, przygotowania do kontroli UODO, zewnętrznego IODO albo oceny nowego procesu wykorzystującego dane osobowe? Wspieramy firmy i organizacje w bieżącym stosowaniu przepisów o ochronie danych – od dokumentacji i umów po sytuacje wymagające szybkiej reakcji.
Analizujemy sposób przetwarzania danych, role administratora i podmiotów przetwarzających, podstawy prawne, obowiązki informacyjne, ryzyka oraz środki organizacyjne. Pomagamy wdrażać rozwiązania dostosowane do działalności firmy, a w razie kontroli lub naruszenia przygotowujemy wymagane działania i dokumenty.
W wybranych sprawach pomagamy także osobom fizycznym w zakresie praw wynikających z RODO.
Potrzebujesz sprawdzić dokumentację, wdrożyć RODO albo szybko zareagować na incydent?
Zleć audyt RODO
Wsparcie dopasowane do klienta
Wspieramy klientów na każdym etapie procesu – od analizy ryzyka, poprzez wdrożenie procedur, aż po reprezentację przed organem nadzorczym. Nasze działania są dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów, z uwzględnieniem charakteru prowadzonej działalności, rodzaju danych i skali przetwarzania.
Współpracujemy zarówno z dużymi korporacjami, jak i małymi przedsiębiorcami. Zakres świadczonej obsługi jest dostosowany do rzeczywistych potrzeb i skali organizacji.
W ramach doradztwa prawnego opiniujemy i przygotowujemy umowy, regulaminy, klauzule oraz inne dokumenty, których treść musi być zgodna z przepisami RODO. Działamy przejrzyście, jasno wyjaśniając obowiązki i ryzyka administratora.
Każdy klient może liczyć na indywidualne podejście i pełne zaangażowanie zespołu – zarówno w prostych zapytaniach, jak i złożonych projektach prawnych.
Kiedy warto skonsultować ochronę danych z kancelarią?
- Wdrażasz lub aktualizujesz dokumentację RODO, politykę prywatności, klauzule informacyjne albo rejestry.
- Podpisujesz umowę z podmiotem, który będzie przetwarzał dane w Twoim imieniu, albo chcesz zweryfikować obecną umowę powierzenia.
- Doszło do utraty, ujawnienia, błędnego wysłania lub innego naruszenia danych i trzeba ocenić obowiązek zgłoszenia do UODO.
- Otrzymałeś pismo z UODO, przygotowujesz się do kontroli albo potrzebujesz uporządkować dokumentację przed postępowaniem.
- Firma potrzebuje zewnętrznego IODO, planuje wdrożenie AI, profilowania, monitoringu lub innego procesu mogącego zwiększać ryzyko dla praw osób.
- Przetwarzasz dane pracowników, klientów, pacjentów lub dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych wymagające podwyższonej ochrony.
Nasz proces działania
- Analiza dokumentacji i procesów przetwarzania danych w organizacji.
- Identyfikacja niezgodności, obszarów ryzyka i wymaganych działań.
- Opracowanie rekomendacji i planu wdrożenia zmian.
- Wsparcie przy wdrożeniu oraz weryfikacja zgodności z przepisami.
Audyt RODO jako punkt wyjścia
Audyt RODO pozwala sprawdzić, czy dokumentacja i rzeczywiste procesy przetwarzania danych są ze sobą spójne. Weryfikujemy, m. in. podstawy prawne, obowiązki informacyjne, rejestry, umowy z dostawcami, sposób realizacji praw osób, zasady retencji, dostęp do danych oraz procedury reagowania na incydenty.
Po audycie wskazujemy niezgodności i obszary podwyższonego ryzyka wraz z rekomendowaną kolejnością zmian. Celem jest wcześniejsze wykrycie problemów i ograniczenie ryzyka naruszeń, sporów lub sankcji – bez obietnicy całkowitego wyeliminowania ryzyka.
W zależności od zakresu audyt może obejmować, m. in.:
Chcesz wiedzieć, które elementy dokumentacji i procesów RODO wymagają poprawy?
Zleć przegląd dokumentacji RODO
Przebieg audytu
Audyt obejmuje wstępną ocenę stanu faktycznego i prawnego. Weryfikujemy, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i przez kogo. Sprawdzamy, czy administrator danych posiada właściwe procedury oraz czy są one stosowane w praktyce. Analizujemy sposób przechowywania i zabezpieczania danych. Ocenie podlegają środki techniczne i organizacyjne – szyfrowanie, kontrola dostępu, kopie zapasowe, zarządzanie incydentami.
Audyt obejmuje również ocenę klauzul informacyjnych, polityki prywatności, dokumentacji powierzenia przetwarzania danych oraz rejestru czynności przetwarzania. Badamy, czy dokumenty są zgodne z RODO, czy zawierają wymagane informacje i czy odpowiadają realiom działalności firmy.
Szczególną uwagę poświęcamy zgodności z zasadami przetwarzania danych osobowych określonymi w art. 5 RODO: zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania oraz integralności i poufności. Sprawdzamy, czy dane nie są przetwarzane nadmiarowo, czy są aktualizowane i czy mogą zostać usunięte na żądanie osoby, której dotyczą.
Wyniki audytu
Po zakończeniu audytu klient otrzymuje raport z wnioskami, oceną ryzyka oraz szczegółowymi zaleceniami. Stanowi on podstawę do dalszych działań naprawczych i wdrożeniowych. Audyt jest też często wykorzystywany jako element przygotowania do kontroli Prezesa UODO.
Audyt RODO jest narzędziem prewencji oraz punktem wyjścia do budowania trwałego systemu ochrony danych w organizacji. Pozwala zidentyfikować zarówno niezgodności, jak i obszary wymagające optymalizacji procesów przetwarzania.
Tworzenie i wdrażanie dokumentacji
Przygotowujemy i wdrażamy dokumentację zgodną z przepisami RODO: polityki prywatności, klauzule informacyjne, procedury zarządzania incydentami, umowy powierzenia przetwarzania danych oraz rejestry czynności przetwarzania. Uwzględniamy przy tym zautomatyzowane przetwarzanie danych oraz kwestie związane z aplikacjami mobilnymi i świadczeniem usług drogą elektroniczną.
Dokumentacja przygotowywana jest w sposób przejrzysty i funkcjonalny – zrozumiały nie tylko dla administratorów, ale również dla pracowników i użytkowników końcowych. Uwzględniamy specyfikę branży oraz charakter i zakres przetwarzanych danych.
Opracowujemy również wewnętrzne instrukcje dla pracowników, procedury postępowania w razie naruszeń ochrony danych oraz wytyczne dotyczące przechowywania, archiwizacji i usuwania danych. Każdy dokument odpowiada obowiązującym przepisom i praktycznym potrzebom organizacji.
Każdy klient otrzymuje indywidualnie opracowany zestaw dokumentów, uwzględniający strukturę organizacyjną i profil działalności.
Zgodność z przepisami
Rozwiązania przygotowujemy w oparciu o rozporządzenie RODO, przepisy krajowe i sposób faktycznego działania organizacji. Celem jest ograniczenie ryzyka niezgodności oraz przygotowanie dokumentacji i procedur, które mogą być stosowane w praktyce, a nie tylko przechowywane na potrzeby formalne.
Skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem danych
Nasze działania obejmują również opracowanie i wdrożenie procedur bezpieczeństwa, mechanizmów identyfikacji zagrożeń oraz zarządzania incydentami. Dzięki temu przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób uporządkowany i bezpieczny.
DPIA - ocena skutków dla ochrony danych
Jeżeli planowane przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób – zwłaszcza przy wykorzystaniu nowych technologii, profilowaniu, monitorowaniu na większą skalę lub przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowych – pomagamy ocenić, czy wymagane jest przeprowadzenie DPIA.
Przygotowujemy opis operacji przetwarzania, analizę niezbędności i proporcjonalności, ocenę ryzyk oraz plan środków ograniczających ryzyko. DPIA warto przeprowadzić przed uruchomieniem procesu, tak aby wymagania dotyczące ochrony danych zostały uwzględnione już na etapie projektowania systemu lub usługi.
RODO w HR, marketingu i podmiotach medycznych
HR – wspieramy przy rekrutacji, dokumentacji pracowniczej, monitoringu, pracy zdalnej, korzystaniu z dostawców kadrowych i realizacji praw pracowników. Weryfikujemy zakres przetwarzanych danych, podstawy prawne, okresy retencji i dostęp do dokumentacji.
Marketing i sprzedaż - analizujemy formularze, newslettery, leady, profilowanie, programy lojalnościowe, działania remarketingowe i współpracę z dostawcami marketingowymi pod kątem ochrony danych oraz obowiązków informacyjnych.
Podmioty medyczne - pomagamy porządkować procesy obejmujące dane dotyczące zdrowia, zasady dostępu do dokumentacji, umowy z dostawcami systemów, okresy retencji, incydenty i – gdy jest to wymagane – ocenę skutków dla ochrony danych.
RODO a nowe technologie
Firmom korzystającym z aplikacji mobilnych i narzędzi online pomagamy dostosować się do wymogów związanych z przetwarzaniem danych użytkowników. Obejmuje to, m. in. polityki prywatności, zgody na przetwarzanie danych, realizację prawa do usunięcia danych (prawa do bycia zapomnianym) oraz prawa do przenoszenia danych.
Nowe technologie – takie jak sztuczna inteligencja, zautomatyzowane profilowanie, systemy CRM czy platformy analityczne – stawiają przed administratorami nowe wyzwania. Doradzamy w zakresie analizy wpływu tych narzędzi na prywatność użytkowników oraz opracowujemy rozwiązania zgodne z RODO.
Doradzamy, jak wdrażać zasadę ochrony danych w fazie projektowania (privacy by design) już na etapie tworzenia systemów oraz jak minimalizować zakres przetwarzanych danych zgodnie z zasadą minimalizacji. Pomagamy budować przejrzystość i rozliczalność w środowiskach cyfrowych, w szczególności w kontekście przetwarzania danych dzieci, użytkowników mediów społecznościowych i osób korzystających z usług zdrowotnych online.
Przy wdrożeniach systemów wykorzystujących sztuczną inteligencję analizujemy nie tylko RODO, ale również powiązane obowiązki wynikające z rozporządzenia w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act). Są to odrębne regulacje, które mogą nakładać na organizację różne wymagania – dlatego oceniamy role podmiotów, sposób wykorzystania danych, poziom ryzyka, przejrzystość, profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz potrzebę dodatkowej dokumentacji compliance. W praktyce jeden projekt AI może wymagać równoległej oceny z perspektywy ochrony danych i regulacji dotyczących systemów sztucznej inteligencji.
Nie wiesz, czy Twoja organizacja ma obowiązek wyznaczyć IOD albo czy outsourcing będzie właściwym modelem?
Zapytaj o outsourcing IOD
Transfer danych za granicę
Zajmujemy się przekazywaniem danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Weryfikujemy podstawy prawne transferów, pomagamy w opracowaniu umów i wdrożeniu odpowiednich zabezpieczeń – co jest szczególnie istotne dla firm współpracujących z zagranicznymi partnerami biznesowymi.
Transfer danych do państw trzecich, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony, wymaga spełnienia dodatkowych warunków – takich jak stosowanie standardowych klauzul umownych (SCC), ocena ryzyka transferu czy wdrożenie dodatkowych środków zabezpieczających. Każdy przypadek analizujemy indywidualnie, doradzając rozwiązania zgodne z przepisami i aktualną praktyką Prezesa UODO.
Outsourcing Inspektora Ochrony Danych
Dla wielu podmiotów zewnętrzne powierzenie funkcji inspektora ochrony danych jest optymalnym rozwiązaniem. W ramach usługi outsourcingu IODO wyznaczony specjalista monitoruje zgodność działań organizacji z przepisami RODO, informuje o obowiązkach prawnych, szkoli pracowników, opiniuje dokumentację oraz współpracuje z organami nadzorczymi.
Zewnętrzny IODO jest właściwym rozwiązaniem dla podmiotów, które nie mają potrzeby ani zasobów do zatrudnienia osoby na pełen etat. Zapewniamy wysoką dostępność, elastyczność działania i pełne zaangażowanie – niezależnie od wielkości organizacji. Specjalista pełni nie tylko funkcję kontrolną, ale też doradczą – wspierając bieżące decyzje i planowane inicjatywy.
Zakres obsługi w ramach outsourcingu IODO obejmuje, m. in. udział w audytach, przygotowanie lub opiniowanie klauzul informacyjnych i umów powierzenia przetwarzania danych, a także opracowanie analiz ryzyka i ocen skutków dla ochrony danych (DPIA). Inspektor uczestniczy również w projektach mogących mieć wpływ na prywatność – takich jak wdrożenie systemów informatycznych, kampanie marketingowe czy reorganizacja struktury organizacyjnej.
Pomoc w trakcie kontroli i postępowań. Wycieki danych
Świadczymy wsparcie prawne w przypadku kontroli przeprowadzanych przez Prezesa UODO. Pomagamy ocenić zakres żądanych informacji i dokumentów, przygotowujemy odpowiedzi na pisma organu oraz wspieramy klienta w toku czynności kontrolnych. Porządkujemy dokumentację, terminy i stanowisko organizacji, aby ograniczyć ryzyko błędów proceduralnych i przedstawić stan faktyczny w sposób spójny z posiadaną dokumentacją.
W przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego zapewniamy reprezentację w całym procesie – łącznie z przygotowywaniem odpowiedzi na zawiadomienia organu, udziałem w rozprawach oraz formułowaniem środków odwoławczych w razie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej.
Incydenty bezpieczeństwa – naruszenia ochrony danych
Pomagamy ocenić, czy doszło do naruszenia ochrony danych, jaki jest jego zakres i jakie obowiązki ciążą na administratorze. Po stwierdzeniu zdarzenia ustalamy, czy naruszenie może powodować ryzyko dla praw i wolności osób oraz czy wymaga zgłoszenia Prezesowi UODO. Jeżeli przesłanki zgłoszenia są spełnione, administrator powinien działać bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Osobno oceniamy, czy konieczne jest zawiadomienie osób, których dane dotyczą.
W razie potrzeby sporządzamy zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego, opracowujemy treść komunikatów do osób, których dane zostały objęte naruszeniem, oraz doradzamy w zakresie działań naprawczych. Oferujemy również wsparcie przy analizie przyczyn incydentu, wdrażaniu niezbędnych zmian w procedurach i przeprowadzeniu dodatkowych szkoleń pracowników.
Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych
Organizujemy szkolenia dostosowane do różnych grup zawodowych – działu HR, marketingu i IT. Szkolenia podnoszą świadomość, ograniczają ryzyko błędów i wzmacniają kulturę ochrony danych w organizacji.
Program szkoleń obejmuje zarówno podstawy prawne, jak i praktyczne aspekty przetwarzania danych osobowych. Wyjaśniamy obowiązki pracowników wynikające z przepisów, omawiamy najczęstsze błędy i sposoby ich unikania, a także zasady postępowania w razie incydentu i sposoby informowania osób, których dane dotyczą.
Programy szkoleń są każdorazowo dostosowywane do specyfiki działalności klienta. Inne potrzeby ma zespół IT obsługujący systemy bazodanowe, inne – handlowcy pracujący z danymi klientów, a jeszcze inne – administracja zajmująca się dokumentacją papierową. Dbamy o to, by każdy uczestnik szkolenia mógł zrozumieć, jak jego rola wpływa na bezpieczeństwo danych w organizacji.
Programy szkoleń są każdorazowo dostosowywane do specyfiki działalności klienta. Inne potrzeby ma zespół IT obsługujący systemy bazodanowe, inne – handlowcy pracujący z danymi klientów, inne zaś – administracja zajmująca się dokumentacją papierową.
Szkolenia prowadzimy zarówno stacjonarnie, jak i online – w zależności od możliwości i preferencji klienta. Udostępniamy również materiały szkoleniowe, instrukcje oraz zestawy dobrych praktyk. Regularne szkolenia stanowią jeden z najskuteczniejszych sposobów prewencji – pracownicy lepiej rozumieją znaczenie ochrony danych, są bardziej świadomi zagrożeń i potrafią szybciej reagować w sytuacjach niepożądanych, co znacząco obniża ryzyko naruszeń i potencjalnych sankcji.
Skontaktuj się z nami
Potrzebujesz audytu, aktualizacji dokumentacji, umowy powierzenia, wsparcia IODO albo pomocy po incydencie lub piśmie z UODO? Opisz sytuację i wskaż, czego dotyczy problem. Na tej podstawie określimy potrzebny zakres analizy i dokumenty niezbędne do rozpoczęcia pracy.
FAQ
Kiedy firma powinna przeprowadzić audyt RODO?
Audyt warto przeprowadzić przed większą zmianą procesu lub systemu, po dłuższym okresie bez przeglądu, po incydencie albo wtedy, gdy dokumentacja nie odpowiada już rzeczywistemu sposobowi przetwarzania danych. Zakres audytu powinien wynikać z ryzyk i profilu działalności organizacji. Audyt rekomendowany jest raz w roku.
Kiedy potrzebna jest umowa powierzenia danych osobowych?
Umowa powierzenia jest wymagana, gdy inny podmiot przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Przed jej zawarciem należy prawidłowo ustalić role stron, ponieważ nie każda wymiana danych stanowi powierzenie przetwarzania.
Czy każda firma musi wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych Osobowych?
Nie. Obowiązek wyznaczenia IODO dotyczy określonych przypadków wskazanych w art. 37 RODO, m. in. organów i podmiotów publicznych, podmiotów prowadzących na dużą skalę regularne i systematyczne monitorowanie osób fizycznych oraz podmiotów przetwarzających na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych lub dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa. W pozostałych sytuacjach IODO może zostać wyznaczony dobrowolnie.
Co zrobić po wycieku lub innym naruszeniu danych?
Należy niezwłocznie zabezpieczyć zdarzenie, ustalić zakres naruszenia i ocenić ryzyko dla praw i wolności osób. Następnie trzeba zdecydować, czy wymagane jest zgłoszenie do Prezesa UODO i zawiadomienie osób, których dane dotyczą, oraz udokumentować podjęte działania.
Kiedy trzeba przeprowadzić DPIA?
DPIA jest wymagana, gdy planowane przetwarzanie z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób. Ocena jest szczególnie istotna przy nowych technologiach, profilowaniu, monitorowaniu na dużą skalę i przetwarzaniu szczególnych kategorii danych osobowych.
Jak RODO łączy się z AI Act?
RODO i AI Act regulują różne obszary, ale w projektach wykorzystujących sztuczną inteligencję często trzeba analizować oba reżimy równolegle. RODO dotyczy, m. in. podstaw i zasad przetwarzania danych osobowych, natomiast AI Act może nakładać dodatkowe obowiązki związane z danym systemem AI i rolą organizacji w łańcuchu wartości AI.
