.avif)
PRAWO
W jakich sytuacjach można korzystać z utworów bez zezwolenia twórcy? Czyli o tzw. dozwolonym użytku chronionych utworów.
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
.png)
RODO w placówkach medycznych nadal budzi wiele pytań wśród lekarzy oraz osób zarządzających podmiotami leczniczymi. Ochrona danych osobowych pacjentów, w szczególności danych dotyczących stanu zdrowia, stała się stałym elementem codziennej działalności leczniczej. Każda placówka medyczna, niezależnie od wielkości, przetwarza dane medyczne i ponosi z tego tytułu odpowiedzialność wynikającą z przepisów RODO.
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 obejmuje zarówno rozbudowane struktury organizacyjne, jak i pojedynczy gabinet lekarski. RODO dla lekarza nie zależy od skali przetwarzania danych osobowych, lecz od samego faktu przetwarzania danych osobowych pacjentów. Dotyczy to zarówno dokumentacji medycznej prowadzonej w formie papierowej, jak i systemów elektronicznych wykorzystywanych w rejestracji czy udzielaniu świadczeń zdrowotnych.
Przepisy RODO nakładają na administratora danych obowiązek zapewnienia odpowiedniego zakresu ochrony danych osobowych, określenia celu przetwarzania danych osobowych oraz wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych. Jednocześnie regulacje te nie wyłączają możliwości leczenia ani komunikacji z pacjentem, lecz porządkują zasady przetwarzania danych w służbie zdrowia.
W artykule omawiamy podstawowe obowiązki wynikające z przepisów RODO, najczęstsze źródła naruszeń oraz rozwiązania, które pozwalają zachować zgodność z prawem przy jednoczesnym poszanowaniu praw pacjenta i specyfiki pracy lekarzy oraz podmiotów leczniczych.
RODO znajduje zastosowanie w każdej placówce medycznej, niezależnie od formy organizacyjnej i skali działalności. Przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 obejmują zarówno duże podmioty lecznicze, jak i jednoosobowe praktyki zawodowe prowadzone w ramach gabinetu lekarskiego. Decydujące znaczenie ma fakt przetwarzania danych osobowych pacjentów, a nie liczba zatrudnionych osób czy zakres udzielanych świadczeń zdrowotnych.
Lekarz prowadzący działalność leczniczą przetwarza dane osobowe pacjentów w każdym przypadku udzielania świadczeń. Dotyczy to danych identyfikacyjnych, danych kontaktowych, a przede wszystkim danych medycznych, czyli danych dotyczących zdrowia pacjenta. Są to szczególne kategorie danych w rozumieniu przepisów RODO, objęte podwyższonym zakresem ochrony danych osobowych.
RODO dla lekarza obowiązuje zarówno wtedy, gdy dokumentacja medyczna prowadzona jest w formie papierowej, jak i w systemach informatycznych. Przetwarzanie danych ma miejsce już na etapie rejestracji pacjenta, przy zakładaniu dokumentacji, w trakcie leczenia, a także przy archiwizacji dokumentów. Nie ma znaczenia, czy dane są przechowywane w szafie, czy w systemie elektronicznym – w każdym przypadku administrator danych odpowiada za ich ochronę.
Podmiot prowadzący placówkę medyczną pełni rolę administratora danych osobowych. Oznacza to obowiązek działania zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z przepisami RODO oraz regulacjami sektorowymi dotyczącymi dokumentacji medycznej. Administrator powinien uwzględnić rodzaj działalności, kategorie przetwarzanych danych oraz charakter czynności przetwarzania, a następnie dobrać odpowiednie środki ochrony.
W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia zasad ochrony danych osobowych także w niewielkich gabinetach. RODO nie przewiduje wyłączeń dla małych placówek ani uproszczonych obowiązków tylko z uwagi na ograniczoną liczbę pacjentów. Każdy lekarz i każdy podmiot leczniczy przetwarzający dane osobowe pacjentów ponosi odpowiedzialność za zgodność z obowiązującymi przepisami.
Jednym z podstawowych obowiązków wynikających z przepisów RODO jest realizacja obowiązku informacyjnego wobec pacjentów. Każda placówka medyczna, jako administrator danych osobowych, ma obowiązek informować pacjenta o tym, w jaki sposób przetwarzane są jego dane. Obowiązek ten powstaje już w momencie pozyskania danych, najczęściej w ramach rejestracji lub przy zakładaniu dokumentacji medycznej.
Klauzula informacyjna powinna jasno wskazywać dane kontaktowe administratora danych oraz – jeżeli został wyznaczony – dane kontaktowe inspektora ochrony danych. Pacjent musi wiedzieć, kto odpowiada za przetwarzanie jego danych osobowych i z kim może się skontaktować w razie pytań lub wątpliwości. Brak tych informacji jest jedną z częstszych nieprawidłowości stwierdzanych w placówkach medycznych.
Istotnym elementem klauzuli jest określenie celu przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawnej. W działalności leczniczej przetwarzanie danych osobowych pacjentów odbywa się przede wszystkim w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, prowadzeniem dokumentacji medycznej oraz realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa. W takim wypadku nie ma potrzeby odbierania od pacjenta zgody na przetwarzanie danych – podstawą są obowiązujące przepisy RODO oraz regulacje sektorowe.
Klauzula informacyjna powinna również zawierać informacje o kategoriach przetwarzanych danych, w tym o przetwarzaniu szczególnych kategorii danych, takich jak dane dotyczące zdrowia pacjenta. Należy wskazać także kategorie odbiorców danych, czyli podmioty, którym dane mogą być przekazywane, przykładowo inne podmioty lecznicze, laboratoria czy podmioty świadczące usługi IT na rzecz placówki.
Ważnym elementem obowiązku informacyjnego jest pouczenie pacjenta o przysługujących mu prawach. Dotyczy to w szczególności prawa dostępu do danych, prawa ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawa wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes UODO. Informacja ta powinna być sformułowana w sposób zrozumiały i czytelny, bez nadmiernie skomplikowanego języka prawniczego.
Klauzula informacyjna nie stanowi gotowych wzorów do bezrefleksyjnego kopiowania. Powinna być dostosowana do konkretnej placówki medycznej, zakresu prowadzonej działalności, kategorii danych oraz sposobów przetwarzania. W każdym przypadku administrator danych powinien zadbać o to, aby pacjent miał łatwy dostęp do informacji – na przykład poprzez udostępnienie klauzuli w widocznym miejscu w rejestracji, na stronie internetowej lub jako załącznik do dokumentów przekazywanych pacjentowi.
Rejestracja pacjentów to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów z punktu widzenia ochrony danych osobowych w placówce medycznej. Już na tym etapie dochodzi do przetwarzania danych osobowych pacjentów, w tym danych kontaktowych oraz informacji dotyczących zdrowia pacjenta. Sposób organizacji rejestracji ma bezpośredni wpływ na zakres ochrony danych osobowych oraz ryzyko ich nieuprawnionego ujawnienia.
W ramach rejestracji należy zadbać o takie rozwiązania organizacyjne, które ograniczają dostęp osób trzecich do informacji przekazywanych przez pacjenta. Dotyczy to zarówno rozmów prowadzonych z personelem, jak i dokumentów wypełnianych przez pacjentów. Dane nie powinny być głośno odczytywane ani omawiane w obecności innych osób oczekujących w poczekalni. Ochrona danych osobowych wymaga zachowania dyskrecji, ale bez utrudniania procesu rejestracji.
Istotne znaczenie mają również fizyczne środki organizacyjne, takie jak wyznaczenie strefy przy okienku rejestracyjnym, zachowanie odpowiedniej odległości między pacjentami czy ustawienie stanowiska rejestracji w sposób ograniczający wgląd w dokumenty. W gabinecie lekarskim lub małej placówce medycznej często wystarczą proste rozwiązania, aby spełnić wymagania przepisów RODO i zmniejszyć ryzyko naruszenia.
Przetwarzanie danych osobowych w poczekalni dotyczy nie tylko rozmów, lecz także dokumentacji. Karty pacjentów, listy przyjęć czy wydruki nie powinny być pozostawiane w miejscach dostępnych dla innych osób. Dokumentacja medyczna musi być zabezpieczona przed przypadkowym wglądem, a dostęp do danych powinien być ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych.
Weryfikacja tożsamości pacjenta również powinna odbywać się z poszanowaniem zasad ochrony danych. Wystarczające jest potwierdzenie danych w sposób nienarażający pacjenta na ujawnienie informacji osobom trzecim. Przepisy RODO nie wymagają nadmiernych formalności, lecz stosowania zasad adekwatnych do charakteru przetwarzania danych.
Organizacja rejestracji i poczekalni powinna uwzględniać rodzaj działalności, liczbę pacjentów oraz układ pomieszczeń. Odpowiednie środki organizacyjne i techniczne pozwalają ograniczyć ryzyko naruszeń danych osobowych pacjentów, a jednocześnie zapewnić sprawny przebieg udzielania świadczeń zdrowotnych.
Komunikacja z pacjentem to obszar, w którym bardzo łatwo o naruszenia przepisów RODO. Rozmowy o zdrowiu pacjenta, wynikach badań czy planowanym leczeniu zawsze dotyczą danych medycznych, czyli szczególnych kategorii danych objętych podwyższoną ochroną. W placówce medycznej należy zadbać o to, aby sposób przekazywania informacji był zgodny z przepisami RODO oraz zasadami ochrony danych osobowych.
Rozmowy z pacjentem powinny odbywać się w warunkach zapewniających poufność. Dotyczy to zarówno gabinetu lekarskiego, jak i innych przestrzeni, takich jak korytarze czy sale chorych. Jeżeli informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta przekazywane są w obecności innych osób, zakres przekazywanych danych powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. Ochrona danych nie oznacza całkowitego wyeliminowania rozmów w przestrzeni wspólnej, lecz zachowanie rozsądnych zasad dyskrecji.
Szczególną ostrożność należy zachować przy udzielaniu informacji osobom trzecim, w tym członkom rodziny pacjenta. Przekazywanie danych osobowych pacjentów innym osobom jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy wynika to z przepisów prawa lub gdy pacjent wyraźnie upoważnił daną osobę do dostępu do jego danych. W takim wypadku administrator danych powinien posiadać jasne zasady postępowania, aby uniknąć nieuprawnionego ujawnienia informacji.
Częstym źródłem wątpliwości jest udzielanie informacji telefonicznie. Taki sposób komunikacji wiąże się z podwyższonym ryzykiem, ponieważ utrudnia weryfikację tożsamości rozmówcy. Jeżeli przekazywanie danych w ten sposób jest konieczne, należy ograniczyć zakres informacji oraz stosować ustalone procedury identyfikacji. W wielu przypadkach bezpieczniejszym rozwiązaniem jest poinformowanie pacjenta o konieczności osobistego kontaktu lub skorzystania z dedykowanych kanałów komunikacji.
Zasady komunikacji powinny być znane całemu personelowi medycznemu i administracyjnemu. Nawet najlepiej przygotowana dokumentacja nie zastąpi jasnych reguł postępowania i świadomości ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Naruszenia ochrony danych osobowych w placówkach medycznych bardzo często wynikają nie z poważnych awarii systemów informatycznych, a braku odpowiedniej organizacji miejsca pracy. Przetwarzanie danych osobowych pacjentów odbywa się na wielu etapach działalności leczniczej, dlatego ryzyko naruszeń pojawia się zarówno w gabinecie lekarskim, jak i w rejestracji, archiwum dokumentów czy w kontaktach z innymi podmiotami.
Jednym z najczęściej występujących problemów jest nieprawidłowe przekazywanie danych. Dotyczy to w szczególności wysyłania dokumentacji medycznej na błędny adres e-mail, udostępniania dokumentów niewłaściwemu odbiorcy lub przekazywania informacji osobom, które nie mają uprawnień do dostępu do danych pacjentów. W takim wypadku nawet jednorazowy błąd może zostać uznany za naruszenie przepisów RODO.
Częstym źródłem naruszeń jest również niewłaściwe zabezpieczenie dokumentacji. Pozostawienie dokumentów w widocznym miejscu, brak kontroli nad dostępem do danych czy niewłaściwe przechowywanie akt pacjentów zwiększają ryzyko ujawnienia danych osobowych. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i danych przetwarzanych w systemach informatycznych bez odpowiednich zabezpieczeń.
W placówkach medycznych pojawiają się także naruszenia związane z dostępem do danych przez personel. Brak jasnych zasad nadawania uprawnień, wspólne loginy do systemów czy dostęp do dokumentacji osób, które nie uczestniczą w procesie leczenia, naruszają zasadę minimalizacji i mogą prowadzić do nieuprawnionego przetwarzania danych.
Osobną kategorię stanowią naruszenia wynikające z braku świadomości personelu. Rozmowy o pacjentach prowadzone w obecności osób trzecich, omawianie przypadków w miejscach ogólnodostępnych czy udostępnianie informacji „z przyzwyczajenia” to przykłady działań sprzecznych z zasadami ochrony danych osobowych. W takich sytuacjach nawet dobre zabezpieczenia techniczne nie zapewnią zgodności z przepisami.
Zgodność z RODO w placówce medycznej nie sprowadza się wyłącznie do posiadania dokumentów „na papierze”. Przepisy RODO wymagają, aby administrator danych był w stanie wykazać, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z prawem. Ten obowiązek określany jest jako zasada rozliczalności i ma szczególne znaczenie w ochronie zdrowia, gdzie przetwarzane są szczególne kategorie danych.
Podmiot prowadzący działalność leczniczą powinien posiadać uporządkowaną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych obejmującą między innymi rejestr czynności przetwarzania, procedury dotyczące dostępu do danych, zasady przekazywania danych innym podmiotom oraz reguły postępowania w razie naruszenia ochrony danych.
Rejestr czynności przetwarzania to jedno z najważniejszych narzędzi porządkujących obszar RODO. Powinien on zawierać opis kategorii osób, których dane dotyczą, kategorie przetwarzanych danych, cele przetwarzania danych osobowych, podstawy prawne, kategorie odbiorców oraz informacje o stosowanych środkach ochrony. Dokument ten pozwala administratorowi zapanować nad skalą i zakresem przetwarzania danych osobowych w placówce medycznej.
Istotne znaczenie mają również organizacyjne środki bezpieczeństwa. Obejmują one m.in. zasady nadawania uprawnień personelowi, kontrolę dostępu do dokumentacji medycznej, sposób archiwizacji dokumentów oraz procedury związane z udostępnianiem danych pacjentów. Odpowiednie środki techniczne i organizacyjne powinny być dobrane z uwzględnieniem rodzaju działalności, liczby pacjentów oraz charakteru przetwarzanych danych.
Zgodność z RODO wymaga także spójności pomiędzy dokumentami a codziennymi praktykami zawodowymi. Jeżeli procedury istnieją wyłącznie formalnie, a personel nie zna ich treści lub nie stosuje ich w praktyce, administrator danych naraża się na zarzut naruszenia przepisów. Dlatego ważnym elementem wdrożenia RODO są szkolenia oraz bieżące przypominanie zasad ochrony danych osobowych.
RODO nie narzuca jednego modelu organizacji ochrony danych w służbie zdrowia. Każda placówka medyczna powinna wypracować rozwiązania dopasowane do swojej struktury, rodzaju udzielanych świadczeń oraz skali przetwarzania danych. Tylko takie podejście pozwala realnie spełnić obowiązek ochrony danych osobowych pacjentów i wykazać zgodność z przepisami prawa.
RODO w placówkach medycznych wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także ich prawidłowego wdrożenia i bieżącego stosowania. Jeżeli pojawiają się wątpliwości dotyczące zakresu ochrony danych osobowych, obowiązku informacyjnego, rejestru czynności przetwarzania lub zasad przekazywania danych pacjentów innym podmiotom, warto skonsultować je z doświadczonym prawnikiem. Placówki medyczne, które świadomie podchodzą do ochrony danych osobowych, ograniczają ryzyko naruszeń, skarg do Prezesa UODO oraz odpowiedzialności prawnej. Jasne procedury, przeszkolony personel i dopasowane rozwiązania organizacyjne pozwalają bezpiecznie przetwarzać dane pacjentów bez nadmiernego formalizmu.
Nasza Kancelaria świadczy kompleksowe usługi prawne na rzecz lekarzy oraz podmiotów leczniczych. Wspieramy klientów w prawidłowym wdrożeniu przepisów RODO w placówce medycznej, przygotowaniu i weryfikacji dokumentacji, w tym klauzul informacyjnych, procedur oraz rejestru czynności przetwarzania. Pomagamy także w ocenie stosowanych środków technicznych i organizacyjnych oraz w reagowaniu na naruszenia ochrony danych osobowych.
Działamy z myślą o realiach pracy w służbie zdrowia. Naszym celem jest zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa przy jednoczesnym poszanowaniu praktyki zawodowej lekarzy i potrzeb pacjentów. Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w obszarze ochrony danych osobowych, prawa medycznego lub bieżącej obsługi prawnej działalności leczniczej, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią.
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
