PRAWO
Czy zachęcając kolegę do zmiany pracy można dopuścić się czynu nieuczciwej konkurencji?
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
Jeśli miałbym wskazać jeden dokument, który najczęściej „ratuje” spółkę w sytuacjach podwyższonego ryzyka, np. podczas kontroli, sporu między wspólnikami czy przy dużej transakcji, byłaby to księga protokołów. To kronika decyzji właścicielskich. Zbiór dokumentów, w którym widać, kto i kiedy głosował, jakie uchwały zapadły, jakie zgłoszono sprzeciwy oraz jak przebiegało zgromadzenie wspólników.
Prowadzenie księgi jest obowiązkiem zarządu. To zarząd spółki odpowiada za to, by dokumentacja była kompletna i aktualna, a także, by wspólnicy mogli do niej zajrzeć i otrzymać poświadczone odpisy uchwał.
W dalszej części artykułu wyjaśniam, jak tę „czarną skrzynkę” decyzji wspólników zorganizować tak, by była jednocześnie zgodna z przepisami i użyteczna na co dzień. Jeśli masz już na półce stosowny „segregator”, to będziesz mógł sprawdzić, czy zawiera wszystko, co powinien.
Księga protokołów to serce dokumentacji właścicielskiej spółki z o.o. – uporządkowany zbiór wszystkich uchwał wspólników wraz z wiernym zapisem przebiegu zgromadzeń.
Co trafia do księgi? Wszystko, co „otacza” uchwały. Oprócz protokołów i samych uchwał (w formie pisemnej albo jako wypisy aktów notarialnych), wpinamy listy obecności, liczbę głosów i sprzeciwy, pełnomocnictwa do udziału i głosowania, a także zgody na odbycie zgromadzenia poza siedzibą. Jeśli uchwały były podejmowane poza zgromadzeniem (na piśmie) albo w systemie S24, dołączamy odpowiednio: dokumenty podpisane na piśmie lub wydruki z systemu teleinformatycznego poświadczone przez zarząd (a w likwidacji — przez likwidatora). Dzięki temu księga obejmuje wszystkie warianty procedowania, jakie przewiduje prawo i praktyka obrotu.
Z punktu widzenia ładu korporacyjnego księga pełni trzy role jednocześnie: porządkuje decyzje właścicielskie, tworzy „pamięć instytucjonalną” spółki i wzmacnia bezpieczeństwo dowodowe. To dlatego oprócz samych dokumentów dotyczących głosowań gromadzi się w niej także listy obecności, a przy obradach zdalnych – listę wspólników głosujących elektronicznie. Co ważne, księga nie jest zamknięta „dla wybranych”: każdy wspólnik ma prawo ją przeglądać i żądać odpisów poświadczonych przez zarząd. Dzięki temu jest nie tylko archiwum, ale też narzędziem transparentności w relacjach między wspólnikami a organami spółki.
Najważniejszym przepisem dotyczącym księgi protokołów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest art. 248 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten stanowi, że każda uchwała zgromadzenia wspólników musi trafić do księgi protokołów oraz zostać podpisana przez wszystkich obecnych, a przynajmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Gdy przebieg obrad protokołuje notariusz, do księgi włącza się wypis protokołu notarialnego.
Art. 248 precyzuje również, co powinno znaleźć się w samym protokole. Trzeba w nim potwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia i jego zdolność do podejmowania uchwał, wymienić wszystkie uchwały, podać liczbę głosów oddanych za każdą z nich oraz odnotować zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu dołącza się listę obecności z podpisami uczestników oraz, jeśli spółka korzystała ze środków komunikacji elektronicznej, listę wspólników głosujących zdalnie (bez obowiązku zbierania ich podpisów na liście). Ponadto dowody zwołania zgromadzenia zarząd włącza do księgi protokołów. Te elementy wspólnie tworzą pełny „ślady” procesu decyzyjnego zgromadzenia wspólników.
Regulacja obejmuje też sytuacje inne niż klasyczne posiedzenie w sali konferencyjnej. Uchwały podjęte na piśmie (za zgodą wszystkich wspólników) zarząd wpisuje do księgi. Jeśli wspólnicy korzystali z systemu S24, do księgi trafiają wydruki uchwał z systemu teleinformatycznego, poświadczone podpisami zarządu (w likwidacji – likwidatora).
Za księgę protokołów odpowiada zarząd. To zarząd ma obowiązek zadbać, by po każdym zgromadzeniu dokumentacja była kompletna, podpisana i wpięta w porządku chronologicznym. Wynika to wprost z konstrukcji art. 248 k.s.h. oraz z ogólnej zasady, że zarząd prowadzi sprawy spółki.
Jeśli spółka korzysta z rozwiązań elektronicznych, odpowiedzialność zarządu nie maleje. Zmianie ulega się tylko „nośnik” dokumentów. Uchwały podjęte w systemie S24 trzeba dołączyć do księgi w postaci wydruków z systemu teleinformatycznego, poświadczonych przez zarząd. Ta sama logika dotyczy każdego trybu podejmowania uchwał.
Ustawa nie przywiązuje księgi protokołów do jednej, sztywnej postaci. Z orzecznictwa i praktyki wynika, że księga może mieć dowolną formę. Najczęściej jest to zwykły segregator, teczka albo skoroszyt, do którego wpinamy kolejne protokoły i uchwały w kolejności zdarzeń. Ważne jest jednak, by z takiej teczki dało się natychmiast odtworzyć historię decyzji właścicielskich.
Z praktyki wiem, że każdy dokument w księdze protokołów powinien mieć nadany numer strony, a całość posortowana według dat. Taki układ utrudnia „znikanie” kart i pozwala szybko wykazać, że nic nie zostało pominięte. To bardzo ważne przy wszelkiego rodzaju kontrolach, badaniach due diligence i sporach między wspólnikami.
Dobrze prowadzona księga wygląda zwyczajnie: uchwały i protokoły ułożone chronologicznie, logicznie ponumerowane strony, czytelne podpisy, załączone listy obecności, sprzeciwy i pełnomocnictwa, dołączone wydruki z S24 lub wypisy aktów notarialnych. Właśnie ta zwyczajność buduje siłę dowodową i pozwala w kilka minut odtworzyć przebieg decyzji i bez nerwów odpowiedzieć na każde pytanie banku, audytora czy sądu.
Jeśli chcesz, aby w Twojej spółce księga protokołów była zgodna z przepisami i odpowiednio uporządkowana, to mogę Ci w tym realnie pomóc. Zaczniemy od szybkiego przeglądu obecnej księgi, wskażę braki i ułożę plan uzupełnień. Następnie wdrożymy prostą procedurę „po każdym zgromadzeniu”, przygotuję dopasowane wzory (protokół, uchwały, lista obecności, pełnomocnictwa, adnotacje do S24) i krótką checklistę dla zarządu. Mogę też przeszkolić osoby odpowiedzialne lub przejąć stałą opieką nad dokumentacją korporacyjną spółki. Zapraszam do kontaktu!
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
