PRAWO
Ochrona wspólnika mniejszościowego w spółce z o.o.
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
Czy Twoja firma naprawdę potrzebuje Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO)? To jedno z tych pytań, które łatwo zbyć, a które potrafi kosztować — czas, spokój i pieniądze. Zgodnie z przepisami RODO w niektórych organizacjach powołanie inspektora to obowiązek, w innych – rozsądny krok porządkujący procesy i ograniczający ryzyko. Problem polega na tym, że granica między „musisz” a „warto” nie zawsze jest oczywista.
Jeśli kierujesz firmą, prowadzisz dział operacyjny, IT, HR, marketing lub compliance — ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Odpowiemy w nim na najważniejsze, nurtujące większość przedsiębiorców pytania: kto ma obowiązek wyznaczyć IODO (i dlaczego akurat te podmioty) oraz jak go formalnie wyznaczyć. Zapraszamy do lektury.
Zgodnie z art. 37 ust. 1 RODO obowiązek wyznaczenia IODO dotyczy zarówno administratorów, jak i podmiotów przetwarzających w trzech zasadniczych przypadkach:
Ustanowienie IODO jest obowiązkowe, gdy przetwarzania danych dokonuje organ lub podmiot publiczny (z wyłączeniem sądów w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości). W polskiej ustawie doprecyzowano, że „organami i podmiotami publicznymi” są: jednostki sektora finansów publicznych, instytuty badawcze oraz Narodowy Bank Polski.
Powołanie IODO jest obligatoryjne także wówczas, gdy główna działalność administratora lub procesora polega na operacjach przetwarzania wymagających – ze względu na charakter, zakres lub cele – regularnego i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę.
W rozumieniu RODO podmioty, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, to takie, które prowadzą przetwarzanie danych osobowych w sposób ciągły i uporządkowany wobec dużej liczby osób. RODO nie podaje ścisłej definicji „dużej skali”, ale przykładowo organ czeski uznał, że próg 10 000 osób może stanowić tutaj punkt odniesienia. Regularne i systematyczne monitorowanie oznacza stałe śledzenie zachowań lub aktywności osób, a „na dużą skalę” odnosi się do liczby osób i rozległości tego monitorowania.
Przykłady podmiotów, które w rozumieniu RODO można uznać za regularnie i systematycznie monitorujące osoby na dużą skalę, to np.:
W rozumieniu RODO podmioty przetwarzające na dużą skalę szczególne kategorie danych osobowych (tzw. dane wrażliwe, np. dane zdrowotne, dane biometryczne) lub dane o wyrokach i czynach zabronionych to takie, których główną działalnością jest wykonywanie operacji na tych danych o charakterze systematycznym i w dużym zakresie.
RODO nie definiuje dokładnie "dużej skali", ale motyw 91 oraz wytyczne Grupy Roboczej Art. 29 wskazują, że jest to m.in. uwzględnienie liczby osób, zakresu i czasu przetwarzania oraz geograficznego zasięgu. Przykładem podmiotu operującego w „dużej skali” może być placówka medyczna (szpital), w przypadku którego, przetwarzanie danych zdrowotnych jest konieczne w ramach jego podstawowej działalności.
Jeśli konkretna organizacja nie spełnia przesłanek z art. 37 ust. 1 RODO, powołanie IODO jest całkowicie dobrowolne. Urząd Ochrony Danych Osobowych rekomenduje jednak, by nawet przy braku takiego obowiązku przeprowadzić wewnętrzną procedurę oceny i wykazać tym samym sprawa powołania Inspektora została wszechstronnie przeanalizowana.
Inspektora Ochrony Danych Osobowych wyznacza się na podstawie kwalifikacji zawodowych, w szczególności fachowej wiedzy o prawie i praktykach ochrony danych oraz umiejętności realizacji zadań z art. 39 RODO. Poziom wiedzy powinien być adekwatny do profilu działalności danej firmy (tj. inny dla podmiotu medycznego, a inny dla software house’u).
IODO może być pracownikiem firmy lub działać na podstawie umowy o świadczenie usług (zewnętrzny IOD). Takie rozwiązania zostały wprost przewidziane w przepisach RODO. Wybór konkretnego modelu warto uzależnić od potrzeb i dostępności kompetencji.
Podstawowym zadaniem IODO jest wspieranie przestrzegania RODO i budowanie kultury ochrony danych w organizacji. Dlatego — poza „twardą” wiedzą — liczą się rzetelność i wysoka etyka zawodowa. Poziom eksperckości powinien być współmierny do charakteru, skomplikowania i ilości danych przetwarzanych w Twojej firmie.
Jeżeli działasz w grupie przedsiębiorstw, RODO dopuszcza wyznaczenie jednego IOD dla całej grupy.
Formalne wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD) w firmie lub spółce przebiega w kilku krokach:
Powołanie IOD w ten sposób jest zgodne z przepisami RODO i krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych, zapewniając formalne i transparentne wyznaczenie inspektora ochrony danych.
Inspektor Ochrony Danych to „wewnętrzny kompas” firmy w sprawach prywatności. Jego pierwszą rolą jest doradztwo: tłumaczy przepisy RODO i krajowe regulacje na proste, wykonalne zasady działania. Gdy marketing planuje nową kampanię, HR wdraża system rekrutacyjny, a IT uruchamia kolejną aplikację — IOD pomaga rozpoznać ryzyka, dobrać podstawy prawne i wskazać minimalny zakres danych. Dzięki temu zespół wie, co robić, a decyzje zapadają świadomie.
Drugi filar pracy IOD to monitorowanie zgodności. W praktyce oznacza to plan szkoleń (krótkie, konkretne, dopasowane do roli), przeglądy procedur oraz okresowe audyty tego, jak dane są faktycznie przetwarzane. IOD nie „poluje na błędy”; raczej sprawdza, czy to, co zapisane w politykach, działa w codzienności, tzn. czy dostęp mają właściwe osoby, czy retencja jest pilnowana, czy zgody są zbierane i archiwizowane tak, aby dało się wykazać rozliczalność.
Istotnym obszarem wsparcia jest ocena skutków dla ochrony danych (DPIA). Kiedy firma planuje projekt o podwyższonym ryzyku, IODO pomaga ocenić, jakie zagrożenia mogą dotknąć klientów czy pracowników i jak je zminimalizować, począwszy od projektowych ustawień prywatności, przez ograniczenie zakresu danych, po dodatkowe zabezpieczenia techniczne i organizacyjne.
IODO pełni również rolę łącznika na zewnątrz. Współpracuje z organem nadzorczym i jest punktem kontaktowym, tak dla Urzędu, jak i dla osób, których dane dotyczą. Gdy pojawia się żądanie dostępu do danych, sprostowania czy sprzeciwu, IODO koordynuje udzielenie odpowiedzi: pomaga zidentyfikować dane, ocenić podstawę prawną i dotrzymać terminów. W sytuacjach kryzysowych, np. przy naruszeniu ochrony danych, wspiera analizę ryzyka i procedurę zgłoszenia.
Należy przy tym pamiętać, że wykonując swoje działania IODO działa niezależnie. Doradza, ostrzega i rekomenduje, ale to kierownictwo firmy podejmuje decyzje i ponosi odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z przepisami. Aby inspektor mógł należycie wykonywać swoje zadania organizacja musi dać mu realny dostęp do informacji, procesów i ludzi, a także zadbać o rzetelność i wysoką etykę osoby pełniącej funkcję. Dobrze ułożona współpraca sprawia, że IODO jest partnerem, który pomaga bezpiecznie osiągać cele biznesowe.
Jeśli Twoja organizacja należy do podmiotów publicznych, regularnie i systematycznie monitoruje osoby na dużą skalę albo przetwarza na dużą skalę dane szczególnych kategorii lub dane o wyrokach — wyznaczenie IOD jest obowiązkowe. W pozostałych przypadkach to po prostu decyzja biznesowa, która (w przypadku odpowiedniej implementacji) może zaoszczędzić wielu nerwów i kosztów w przyszłości.
Powołanie IODO związane jest z koniecznością dopełnienia kilku formalności: zgłoszenia do Prezesa UODO w 14 dni, upublicznienia danych kontaktowych i bieżącej aktualizacji zgłoszeń. Rola inspektora to praktyczne doradztwo, monitorowanie zgodności, wsparcie DPIA oraz kontakt z organem i osobami, których dane dotyczą — ale odpowiedzialność za zgodność wciąż spoczywa na firmie. Dobrze dobrany i właściwie osadzony IODO porządkuje procesy, ogranicza ryzyka i pomaga realizować cele biznesowe bezpiecznie i zgodnie z prawem.
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
