PRAWO
Czy możliwe jest korzystanie w celach komercyjnych z cudzych znaków towarowych?
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
Poufność informacji posiadających wartość gospodarczą to – z mojego punktu widzenia – temat często zaniedbywany przez przedsiębiorców. Gdy w grę wchodzą strategie sprzedaży, kalkulacje marż, koncepcje produktowe, kody źródłowe czy bazy klientów, każda nieuważna wzmianka może kosztować, i to nie tylko pieniądze, ale przede wszystkim pozycję rynkową. Umowa o zachowaniu poufności (znana powszechnie też jako „NDA”) porządkuje zasady wymiany informacji i zobowiązuje strony do ich ochrony przed ujawnieniem oraz wykorzystaniem wbrew interesowi uprawnionego.
W dzisiejszym artykule omówię czym jest i jak działa umowa o zachowaniu poufności; pochylę się na formą jej zawarcia, zakres ochrony, okresem obowiązywania i odpowiedzialność za naruszenia. Zachęcam do lektury.
NDA (z ang.: „non-disclousure agreement”) to umowa, która ma na celu uregulować zasady wymiany wrażliwych danych i zobowiązuje stronę do nieujawniania oraz niewykorzystywania informacji wbrew interesowi uprawnionego. W praktyce chodzi o ochronę konkretnych kategorii wiedzy czy know-how, którą strony wykorzystują w toku współpracy czy przy negocjacjach. Dzięki umowie o zachowaniu poufności spółka minimalizuje ryzyko utraty przewagi konkurencyjnej, a ewentualne naruszenie może przełożyć na odpowiedzialność po stronie zobowiązanego.
Po NDA sięga się najczęściej wtedy, gdy strony dopiero rozpoczynają rozmowy i muszą zweryfikować własne założenia biznesowe. Wówczas taką umowę podpisuje się jeszcze przed rozpoczęciem bliższej współpracy, choć niestety nie jest to praktyka całkowicie powszechna.
Umowę NDA można wykorzystać także w relacjach z pracownikami. Nakłada ona na pracownika obowiązek zachowania tajemnicy zarówno w okresie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu, przy czym to porozumienie tożsame z zakazem konkurencji (zmiana pracodawcy pozostaje dopuszczalna, o ile nie dochodzi do ujawnienia lub wykorzystania chronionych danych).
W praktyce umowa o zachowanie poufności może zostać zawarta na dwa zasadnicze sposoby. Pierwszy to odrębna umowa podpisywana zwykle przed wejściem w docelową współpracę — na etapie rozmów, prób i wstępnych ustaleń. Drugi to klauzula poufności stanowiąca element „docelowej” umowy stron.
Umowa o zachowaniu poufności może zostać zawarta w zasadzie w każdej dopuszczalnej prawnie formie, jednakże w dalszym ciągu najczęściej spotykaną (i rekomendowaną) jest forma pisemna.
Przed podpisaniem umowy o zachowaniu poufności warto najpierw dokładnie określić, co ma podlegać ochronie. Przepisy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji podają ogólną definicję tajemnicy przedsiębiorstwa, ale samo przywołanie jej w umowie bywa niewystarczające. W treści NDA należy szczegółowo opisać, które informacje w realiach konkretnej współpracy mają znaczenie i wprost przesądzić, że ich ujawnienie lub wykorzystanie jest niedozwolone.
Praktyka pokazuje, że dobrze działa podejście łączące ramową definicję z doprecyzowaniem katalogu chronionych treści. Można sięgnąć do ustawowego ujęcia tajemnicy przedsiębiorstwa i rozszerzyć je o kategorie adekwatne do danej relacji – od zagadnień technicznych i technologicznych, przez finanse i kwestie handlowe, po informacje organizacyjne czy dane kontrahentów.
Warto unikać dwóch skrajności. Pierwsza z nich to zawężanie ochrony wyłącznie do materiałów specjalnie oznaczonych jako „poufne”. W rzeczywistości takie zastrzeżenie osłabia umowę i stwarza realne ryzyko „wycieku” danych, bo nie każdą informację da się na bieżąco opatrzyć stosowną etykietą.
Druga skrajność to próba objęcia poufnością „wszystkiego, co strony sobie przekażą”. Tak sformułowany zakres jest zbyt ogólny i może stworzyć realne problemy w sytuacji, gdy będziemy chcieli egzekwować uprawnienia wynikające z umowy.
Poza katalogiem informacji umowa powinna opisywać sposób postępowania z danymi: przechowywanie, krąg osób uprawnionych do dostępu, obowiązek związania poufnością osób trzecich, dopuszczalne sytuacje ujawnienia oraz to, co dzieje się z materiałami po zakończeniu współpracy. Takie techniczno-organizacyjne zasady podnoszą skuteczność NDA i zmniejszają ryzyko nieświadomych naruszeń.
W relacjach pracowniczych oraz z podwykonawcami pomocne bywa dołączenie do umowy przejrzystych standardów pracy z informacjami poufnymi albo – alternatywnie – załącznika z listą dokumentów i obszarów objętych ochroną. Oznaczanie materiałów, procedury dostępu, zasady przechowywania czy fizyczne zabezpieczenia pokazują, że przedsiębiorca realnie chroni know-how, co później ułatwia wykazanie należytej staranności i dochodzenie roszczeń.
Okres obowiązywania poufności powinien odpowiadać wartości i „żywotności” chronionych danych. Umowa NDA może wiązać nie tylko w trakcie współpracy (np. na podstawie umowy głównej), ale także po jej zakończeniu.
Dobrą praktyką jest powiązanie długości NDA z umową, w ramach której dochodzi do udostępniania danych. Jeśli klauzula poufności jest częścią „umowy głównej”, powinna obowiązywać co najmniej tak długo, jak sam kontrakt, a następnie jeszcze przez z góry ustalony czas po jego zakończeniu.
Część przedstawicieli środowiska prawniczego jest zdania, że okres obowiązywaniu obowiązku zachowania poufności powinien wynosić od 2 do nawet10 lat po ustaniu relacji. Inni wyznają podejście, zgodnie z którym „dopóki informacja ma wartość gospodarczą i nie jest publiczna”, zwłaszcza w relacjach B2B. Oczywiście ta druga wersja może być kwestionowana w toku postępowania sądowego jako nieadekwatna do wagi informacji poufnych.
W relacjach pracowniczych poufność też może obowiązywać po ustaniu stosunku pracy. To nie jest zakaz konkurencji (nie wymaga zatem wypłaty odszkodowania), ale realne zobowiązanie do niewykorzystywania i nieujawniania informacji. Praktyka pracodawców bywa tu zróżnicowana – pojawiają się okresy 3-letnie, ale też zapisy na czas nieokreślony albo przedziały 5–10 lat jako standard. Trzeba pamiętać, że nadmiernie długie lub nieprecyzyjne ramy mogą rodzić spory; lepiej uzasadnić długość ochrony charakterem danych i rolą pracownika.
Podstawowym narzędziem wykorzystywanym przy umowach o zachowaniu poufności jest kara umowna, która pozwala dochodzić zapłaty już za samo naruszenie opisane w umowie, bez konieczności wykazywania wysokości poniesionej szkody. Skuteczność takiej klauzuli rośnie, gdy umowa jasno wskazuje sposób ustalenia kwoty albo reguły jej obliczenia oraz gdy wysokość kary pozostaje proporcjonalna do możliwych skutków biznesowych wycieku.
Dobrze przygotowana NDA powinna jasno określać, czy kara przysługuje „za każdy przypadek naruszenia” czy nie. To bardzo istotna kwestia, bowiem np. ujawnienie listy pięćdziesięciu klientów może być kwalifikowane jako pięćdziesiąt naruszeń albo jedno. Wszystko zależy tutaj od sposobu zredagowania zapisów umownych. Często bezpieczniej jest zastosować odpowiednia niższą kwotę kary umownej z systemem „każdego naruszenia”, niż zastosować jedną, bardzo wysoką kwotę „za wszystko”. Warto przy tym zastrzec prawo do dochodzenia odszkodowania ponad wysokość zastrzeżonej kary (na zasadach ogólnych), albowiem bo realna szkoda nierzadko jest większa, od kary pieniężnej.
Sankcje kontraktowe uzupełnia odpowiedzialność ustawowa. Zgodnie z art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje sankcje karne dla sprawcy, który ujawnił lub wykorzystał tajemnicę przedsiębiorstwa – grzywnę, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat dwóch.
Z perspektywy dowodowej „cięższe” bywa wykazywanie pełnego odszkodowania niż samego naruszenia. Dlatego w NDA warto dopracować elementy, które ułatwiają egzekwowanie roszczeń: definicje zachowań zakazanych, opis wyjątków, zasady obchodzenia się z informacjami i wymóg związania poufnością personelu oraz doradców. Tak skonstruowana umowa realnie podnosi szanse na szybkie uzyskanie kary umownej, a równolegle otwiera drogę do dochodzenia odszkodowania, jeśli rozmiar uszczerbku okaże się większy niż kwota kary umownej).
NDA działa, gdy jest precyzyjne: jasno wskazuje, jakie informacje chronimy, jak się z nimi obchodzimy i jak długo obowiązuje milczenie. Zamiast ogólników lepiej użyć definicji dopasowanej do realiów współpracy, opisać procedury dostępu i zwrotu materiałów oraz przewidzieć odpowiedzialność za naruszenie zakazu zachowania poufności.
Jeśli chcesz zacząć stosować NDA w swojej spółce lub sprawdzić, czy to z którego korzystasz obecnie należycie chroni Twoje interesy – skontaktuj się z nami. Przeprowadzimy audyt i opracujemy rozwiązania dopasowane do Twojego modelu biznesowego.
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Stypendystka na Wydziale Prawa Uniwersytetu w Padwie we Włoszech (Università degli Studi di Padova). Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
.avif)
