PRAWO
Jednoosobowa spółka z o.o. – swoboda czy pułapka? Co warto wiedzieć
Czytaj więcej
Wypadek zagraniczny - co robić? Pobierz darmowy poradnik
Kary za naruszenia RODO bolą podwójnie: nie tylko uderzają w budżet, ale przede wszystkim pochłaniają czas oraz zasoby, które zamiast rozwijać biznes, gaszą pożary. Co gorsza, wiele incydentów ma wspólny mianownik, tj. brak realnej, codziennej pracy nad zgodnością wprowadzanych rozwiązań z przepisami o ochronie danych osobowych i „symboliczna” rola Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) w strukturze organizacji.
IODO nie jest człowiekiem „od papierów” ani od prowadzenia sporadycznych szkoleń. To wparcie biznesu, który pomaga z wyprzedzeniem wychwycić ryzyka, uprościć procesy i poukładać wszystko tak, by incydenty nie przeradzały się w naruszenia, a naruszenia — w kary. Warunek? Niezależność IODO, stały dostęp do informacji i realny wpływ na decyzje.
W praktyce oznacza to, że IODO działa blisko kierownictwa oraz kluczowych zespołów (IT, sprzedaż, HR, marketing), doradza na etapie projektowania rozwiązań, monitoruje wdrożone praktyki, szkoli ludzi „pod proces”, a przy incydentach wspiera organizację w skutecznej reakcji. Taki układ ogranicza ryzyko błędu, a w razie kontroli pokazuje dojrzałość organizacji i jej „rozliczalność”.
W tym artykule wyjaśniamy, jak ułożyć współpracę z IOD tak, by był on realnym wsparciem chroniącym organizację przed karami: od prawidłowego umocowania i niezależności, przez wykonywanie kluczowych zadań (informowanie, doradztwo, monitoring, szkolenia, DPIA), po właściwą obsługę naruszeń i dobre praktyki „na co dzień”. Cel jest prosty — osiągnąć zgodność z przepisami która działa i nie spowalnia biznesu.
Silny, niezależny Inspektor Ochrony Danych Osobowych znacząco zmniejsza ryzyko nałożenia kary przez Prezesa UODO. RODO przewiduje konkretne gwarancje, by IODO mógł działać bez większych problemów: bezpośrednią podległość najwyższemu kierownictwu, włączanie w wszystkie sprawy dotyczące danych, zakaz wydawania instrukcji co do sposobu wykonywania zadań, unikanie konfliktu interesów, zakaz odwoływania i karania za wykonywanie zadań oraz obowiązek poufności. Takie warunki wykonywania zadań pozwalają IODO ostrzegać, doradzać i monitorować zgodność „na serio”, zanim drobne uchybienia urosną do rangi naruszeń.
Praktyka pokazuje, że brak zapewnienia IODO stosownej niezależności jest ryzykiem samym w sobie. Świadczy o tym m. in. decyzja Prezesa UODO z grudnia 2024 r. wydana w sprawie Toyota Bank Polska S.A., której nałożono na bank karę finansową w kwocie ok. 260 tys. Zł. Powód? Nieprawidłowego umiejscowienie IODO w strukturze organizacyjnej.
W lutym 2025 r. UODO opublikował zaktualizowany poradnik dot. naruszeń, który — choć nie jest wiążącą wykładnią — sygnalizuje oczekiwania organu co do roli i pozycji IOD w organizacji.
Co więc należy zrobić, aby nie ponieść odpowiedzialności przed UODO? Po pierwsze, trzeba rozdzielić funkcje doradcze IODO od decyzyjnych obowiązków administratora i poszczególnych zespołów operacyjnych. IODO nie powinien zgłaszać naruszeń do UODO „w imieniu” administratora, zawiadamiać osób o naruszeniu i praw, dokumentować naruszeń za administratora (zwłaszcza gdy wiązałoby się to z ustalaniem celów i sposobów przetwarzania czy doboru środków), podejmować zobowiązań w sprawach bezpieczeństwa ani działać na podstawie pełnomocnictwa w sprawach ochrony danych.
Po drugie, zarząd powinien realnie „umocować” IOD do sprawowania powierzonej funkcji: zapewnić mu dostęp do informacji i procesów, zasoby (czas, narzędzia, wsparcie), oraz stały udział w projektach dotyczących danych — od planowania po przeglądy zgodności. To właściwy sposób na wdrożenie gwarancji wynikających z art. 38–39 RODO w firmie i na pokazanie, w razie kontroli, że zgodność jest procesem, a nie zbiorem „martwych” dokumentów.
Warto jasno opisać niezależność IODO w wewnętrznych regulacjach firmy (np. regulaminie pracy czy karcie stanowiskowej). Odpowiednio spisane zadania minimalizują spory kompetencyjne i ułatwiają codzienną współpracę IODO z poszczególnymi grupami pracowników.
Rola Inspektora Ochrony Danych nie sprowadza się do „okazjonalnych konsultacji”. Art. 39 RODO wskazuje konkretne, codzienne zadania, które (jeśli działają systemowo) minimalizują ryzyko naruszeń i w konsekwencji – nałożenia kar. Do zadań tych należą przede wszystkim: informowanie i doradzanie administratorowi oraz pracownikom, monitorowanie przestrzegania przepisów i polityk (w tym podziału ról, działań uświadamiających, szkoleń i powiązanych audytów), udzielanie zaleceń co do DPIA i monitorowanie jej wykonania, współpraca z organem nadzorczym oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego. Co ważne, IODO wykonuje te zadania z należytą uwagą na ryzyko, biorąc pod uwagę charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. Innymi słowy tam, gdzie ryzyko potencjalnych naruszeń jest wyższe, intensywność działań IOD też powinna być większa.
W teorii brzmi prosto, ale jak to przekuć na praktykę? Po pierwsze, stałe monitorowanie zgodności poprzez audyty i przeglądy procesów. IOD regularnie sprawdza, czy operacje przetwarzania, zabezpieczenia i dokumentacja odpowiadają wymaganiom, a wykryte luki zamienia w konkretne rekomendacje do wdrożenia.
Po drugie, szkolenia dostosowane do ról. Zwiększanie świadomości u osób zaangażowanych w przetwarzanie danych (sprzedaż, HR, marketing, IT) zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, które są częstą przyczyną naruszeń. IODO nie tylko szkoli, ale też doradza „na bieżąco”, tak aby poszczególne zespoły wiedziały, jak działać zgodnie z politykami i przepisami o ochronie danych osobowych.
Po trzecie, DPIA (Data Protection Impact Assessment) jako filtr ryzyka dla nowych lub zmienianych procesów. Zadaniem IODO jest udzielanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych i monitorowanie wykonania zaleceń z DPIA. Dzięki temu ryzyka są identyfikowane, a odpowiednie środki zaradcze wprowadzanie jeszcze przed wdrożeniem projektowanego rozwiązania.
Po czwarte, gotowość do współpracy z organem i rola punktu kontaktowego. Uporządkowana komunikacja i kompletna dokumentacja działań IODO (monitoring, szkolenia, zalecenia, DPIA) ułatwiają wyjaśnienie sprawy w razie wystąpienia niepożądanego incydentu.
W skrócie: gdy zadania z art. 39 działają w cyklu (monitorowanie–szkolenia–DPIA–kontakt z organem), IOD staje się praktycznym „bezpiecznikiem” dla organizacji — wykrywa problemy wcześniej, prowadzi zespoły przez wymagania i pomaga udowodnić
W przypadku wystąpienia incydentu naruszenia danych (np. ich wycieku albo kradzieży) należy przede wszystkim pamiętać, że IOD wspiera firmę, ale nie przejmuje obowiązków administratora (ani zespołów operacyjnych). Wspomniany wcześniej, zaktualizowany poradnik UODO wskazuje, że rola IODO powinna koncentrować się na: promowaniu wiedzy i prewencji (szkolenia, zalecenia dot. bezpieczeństwa), dawaniu wskazówek jak właściwie reagować (w tym co do zaradzenia, oceny ryzyka, zgłoszenia do UODO i ewentualnego zawiadomienia osób), oraz doradztwie przy dokumentowaniu naruszeń i prowadzeniu rejestru.
Jednocześnie IODO nie powinien działać „zamiast” administratora: nie składa zgłoszeń do UODO w imieniu firmy, nie podpisuje zawiadomień do osób, nie ustala sam środków bezpieczeństwa ani nie działa na pełnomocnictwie w sprawach ochrony danych. Taki rozdział zadań chroni niezależność IOD i wzmacnia rozliczalność organizacji – IODO doradza i monitoruje, a decyzje i działania wykonawcze pozostają po stronie administratora i właściwych ról biznesowych.
Aby działało w praktyce, firma powinna zawczasu opracować i wdrożyć procedurę reagowania na naruszenia, w której jasno opisze:
Dobrą praktyką jest utrzymywanie przez IOD „listy kontrolnej” do zastosowania przy incydencie (w tym punktów dot. DPIA, jeśli proces był objęty oceną). Tak uporządkowany model – zgodny z art. 39 RODO – ułatwia wykazanie należytej staranności w razie kontroli.
Wreszcie, po każdym niepożądanym zdarzeniu IOD pomaga przełożyć wnioski z incydentu na aktualizację polityk, szkoleń i zabezpieczeń (organizacyjnych i technicznych) po to, by podobne sytuacje nie miały już więcej miejsca.
Zgodnie z art. 83 RODO za naruszenia przepisów o ochronie danych organ może – obok lub zamiast innych środków – nałożyć karę pieniężną, która w każdym przypadku ma być „skuteczna, proporcjonalna i odstraszająca”. Przewidziane są dwa progi maksymalne:
„Pełną odpowiedzialność” za nieprawidłowości w przetwarzaniu danych ponosi administrator danych (obok niego – w określonych sytuacjach – podmiot przetwarzający). Odpowiedzialność ta może mieć charakter administracyjny (kary pieniężne, cywilny (odszkodowanie na rzecz osób poszkodowanych), a w skrajnych przypadkach również karny. Osobie, która poniosła szkodę na skutek naruszenia RODO, przysługuje roszczenie odszkodowawcze wobec administratora lub podmiotu przetwarzającego. Obrona przed takim roszczeniem wymaga wykazania braku winy w spowodowaniu naruszenia, co może potencjalnie okazać się niezwykle skomplikowane.
Co do zasady IODO nie jest adresatem kar administracyjnych z art. 83 (sankcje wymierzane są podmiotom – administratorom/podmiotom przetwarzającym). Może jednak ponosić odpowiedzialność pracowniczą lub kontraktową wobec administratora, gdy nienależycie wykonuje swoje obowiązki (zakres zależy od łączącej strony umowy i zasad odpowiedzialności pracowniczej).
Choć przepisy RODO nie przewidują odpowiedzialności karnej za naruszenie danych, to w Polsce, z godnie z ustawą z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych pewnie zachowania (m.in. nieuprawnione przetwarzanie czy utrudnianie kontroli) są zagrożone grzywną, ograniczeniem wolności albo pozbawieniem wolności.
Skuteczna ochrona przed potencjalnymi karami zaczyna się od odpowiedniego umiejscowienia Inspektora Ochrony Danych Osobowych w strukturze organizacyjnej. Gdy IODO ma zapewnioną niezależność, dostęp do informacji i realny wpływ na decyzje, staje się elementem codziennego zarządzania ryzykiem, a nie „ostatnią deską ratunku”. Jego praca — informowanie, doradztwo, monitoring, szkolenia i nadzór nad DPIA — działa jak system wczesnego ostrzegania: wychwytuje luki, porządkuje odpowiedzialności i przyspiesza reakcję, kiedy coś pójdzie nie tak. W efekcie firma nie tylko rzadziej popełnia błędy, ale też potrafi przekonująco wykazać należytą staranność w przypadku ewentualnej kontroli.
Równie ważne jest trzymanie się właściwego podziału ról przy naruszeniach. IOD wspiera, doradza i dokumentuje, ale to administrator i zespoły operacyjne podejmują decyzje i działania wykonawcze. Taki układ buduje rozliczalność i eliminuje typowe zarzuty dotyczące konfliktu interesów czy braku niezależności.
Dopełnieniem całości jest „żywa” dokumentacja: rejestry, procedury i wyniki przeglądów, które naprawdę odzwierciedlają to, jak firma pracuje i przetwarza dane osobowe.
Jeśli chcesz, by RODO w Twojej firmie działało jednocześnie nie spowalniając codziennej pracy i wdrażania nowych projektów, to zacznij od przeglądu pozycji IODO i kluczowych procesów związanych z przetwarzaniem danych. Jeżeli nie wiesz jak się za to zabrać – chętnie pomogę. Przeprowadzę krótki audyt, opracuję mapę ryzyk oraz plan działań na najbliższe 90 dni. Pozwoli to uporządkować priorytety i sprawnie wprowadzić zmiany, które realnie obniżają ryzyko nałożenia kary przez UODO. Zainteresowany? Daj znać, kiedy możemy porozmawiać.
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Członek Wielkopolskiej Izby Adwokackiej.
